Concordia Community Solidarity Co-op Bookstore Finance and Administrative Coordinator

Job
description

The Concordia
Community Solidarity Co-op Bookstore (CCSCB) is pleased to offer a viable
alternative to the corporate structure, putting students’ best interests above
and beyond our own bottom line. As a not-for-profit alternative to corporate
bookstores, we are conveniently located right on Concordia’s downtown campus at
2150 Bishop. Offering both new and used books, in addition to a wide variety of
artisan consignments, we also boast the largest selection of sex and gender
studies titles anywhere in Montreal.

Job Description:

Finance and
Administrative Coordinator, Co-Manager

Hours: 30 hours a
week

Salary: 18$/hour

Duration: One-yea
r
contract (renewable)

The Finance and
Administrative Coordinator will work alongside the Programming and Outreach
Coordinator to manage the organizational needs of the CCSCB.

Primary tasks and
responsibilities include:

Financial
management: Organizing and maintaining all financial documents, drafting
monthly and annual budget, managing payroll and government remittances
(source deductions, GST/QST payments), liaising with the Co-op’s
accountant, the Board Finance Committee and the Board Treasurer, preparing
A/P invoices and statements.
Coordinating
year-end audit and inventory
Maintaining
individual and global publisher account records; issuing and tracking
publisher account payments, credits, invoices
Coordinating
return of overstocks academic textbooks; coordinating internal and
external office supply orders.
Maintaining
and developing office systems with other staff including archiving,
filing, computer and communication systems
Managing
IT systems (including scheduled data backups, software updates, and
liaising with Point of Sale (LightSpeed) tech support).

Government Reports

Keeping
all government records up to date
Preparing
and submitting government reports, including le Registre des entreprises,
le Ministere des finances et d’economie, and Revenu Québec

Organizational
responsibilities

Presenting
monthly staff reports to the Board of Directors
Presenting
an end-of-year staff and financial reports to the membership at the AGM
Ensuring
all programming and orders are completed in conjunction with
Board-approved budgets
Participating
in organizational visioning/retreats with Board
Participating
in professional development trainings and workshops
Organizing
the Annual General Meeting with the Board and Programming and Outreach
Coordinator

Shared
responsibilities with the Programming and Outreach Coordinator

Working
with other staff and the Board to maintain a clean, organized and
welcoming front of store and office
Supporting
all staff through check-ins, team-building
Hiring,
training, supervising, and evaluating part-time staff
Developing
fulfilling and clear job descriptions for part-time staff

Job Requirements and
Assets

Minimum
of 2 years recent related experience (financial management)
Ability
to work with a computer (PC and Mac), Proficiency in Word and Excel, MYOB,
File Maker Pro and LightSpeed;
Understanding
of bookkeeping in a retail (inventory and sales-based) context;
Excellent
time management skills, organizational skills; self-motivation and
self-direction;
Bilingualism
(French and English, spoken and written) ;
Strong
communication skills;
Ability
to problem solve;
Ability
to work under pressure;
Interest
in community-based groups and non-corporate, self-managed environment and
principles is an asset;
Experience
in a bookstore and/or a non-profit is an asset;
Experience
in community outreach, marketing or external relations an asset.

A full Job
Description of the Job on Offer can be found here: http://www.co-opbookstore.ca/hiring

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Offre d’emploi :
Coordinateur(trice) de l’administration et des finances

La Librairie
Coopérative de Solidarité de l’Université Concordia (LCSUC) est une entreprise
viable qui, à l’inverse des structures capitalistes, a comme priorité les
intérêts des étudiants. Notre librairie, sans but lucratif et qui se démarque
des grandes librairies commerciales, se situe à deux pas du campus de Concordia
au centre-ville, au 2150 rue Bishop. En plus d’offrir des livres neufs et
usagés, nous avons en magasin une grande variété de consignes artisanales ainsi
que la plus grande sélection d’ouvrages sur les études de genre a Montréal.

Titre de l’emploi :
Coordinateur(trice) de l’administration et des finances

Nombre d’heures par
semaine : 30 heures

Taux horaire : 18 $
/ heure

Durée : Contrat d’un
an (renouvelable)

Date limite pour
poser une candidature : Mardi le 22 juillet 2014.

Le
coordinateur(trice) de l’administration et des finances travaillera de pair
avec la coordinatrice de la programmation et des relations extérieures dans le
but de répondre aux besoins organisationnels de la LCSUC.

Principales tâches
et responsabilités :

Gestion
financière : organiser et garder à jour tous les documents, calculer les
budgets annuel et mensuels, prendre en charge le système des paies,
remplir les subventions gouvernementales, communiquer avec le comptable,
le Conseil des finances et le secrétaire du conseil de la LCSUC, preparer
les comptes recevables et payables.
Coordonner
l’inventaire de fin d’année et la vérification des finances.
Garder
à jour les comptes individuels d’éditeurs garder à jour les factures, les paiements
et les crédits.
Coordonner
les retours d’ordre académique; effectuer les commandes d’articles de
bureau pour usage interne et vente.
Mettre
sur pied et maintenir des systèmes d’archivage et de classement avec les
employés de la Coop, notamment concernant les systèmes de communication
(informatiques ou autre) avec le corps administratif de l’université
Concordia.

Rapports
gouvernementaux

Maintenir
tous les dossiers gouvernementaux à jour
Préparer
et soumettre les rapports gouvernementaux, incluant le Registre des
entreprises, le Ministère des finances et d’économie et Revenu Québec.

Tâches relatives à
l’organisation :

Présenter
des rapports mensuels au Conseil d’administration.
Présenter
un rapport annuel des activités aux membres de l’Assemblée générale
annuelle.
S’assurer
que la programmation et les commandes respectent les budgets approuvés par
le Conseil d’administration.
Travailler
de pair avec le personnel et le Conseil d’administration sur la
planification à long terme.
Se
réunir à l’occasion avec le Conseil d’administration dans le cadre de
séjours professionnels
Suivre
des ateliers et des cours sur divers aspects du développement
professionnel.
Organiser
l’Assemblée générale annuelle avec le Conseil d’administration et la
coordinatrice de la programmation.

Responsabilités
partagées avec la Coordinatrice de la programmation :

Travailler
avec les employés pour maintenir une aire de travail propre et organisée.
Gérer
les employés à temps partiel à travers le teambuilding.
Embaucher,
former, superviser et évaluer des employés à temps partiel.
Développer
des descriptions d’emploi claires et gratifiantes pour les employés à
temps partiel.

Expériences requises
:

Expérience
d’au moins deux ans en administration des finances.
Maîtrise
de systèmes informatiques (PC et Mac), des logiciels Word et Excel, MYOB,
File Maker Pro et LightSpeed.
Connaissances
en comptabilité dans un commerce de vente au détail.
Solides
compétences en gestion de temps et en organisation ; autonomie et
motivation personnelle.
Bilinguisme
(français et anglais, écrit et parlé).
Excellentes
habiletés communicatives.
Habileté
en résolution de problème.
Habileté
à travailler sous pression.
Intérêt
marqué envers des groupes communautaires.
Expérience
dans une librairie et/ou dans un organisme à but non-lucratif est un
atout.
Expérience
au sein de la communauté (relations externes, marketing, aide au public)
est un atout.

Une description
complète du poste peut être trouvée ici (en anglais seulement): http:www.co-opbookstore.ca/hiring

How
to apply

Application Details:

The CCSCB has a
commitment to employment equity in our hiring practices. We encourage
applicants to describe the unique contributions they, as individuals with
diverse experiences, would bring to the CCSCB in their cover letter or resume.
Please indicate clearly in your cover letter that you would like to be
considered for Employment Equity.

The ideal candidate
is eligible for a subvension salariale through Emploi Quebec www.emploiquebec.net

Please submit your
CV and cover letter by Tuesday July 22nd 2014 at 6 PM.

By email: board.coopbookstore@gmail.com

Subject line:
“FA Coordinator Position”

By Mail:

1455 de Maisonneuve
W.

Suite K-103

Montreal QC

H3G 1M8

Or in Person:

2150 Bishop

Montreal, QC.

H3G 2E9

Please note that
only candidates selected for an interview will be contacted.

For more information
you can contact us at 514-848-7445 or email us at board.coopbookstore@gmail.com

A full job
description is available on our website at

http://www.co-opbookstore.ca/hiring

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La LCSUC respecte
une politique d’équité en matière d’emploi. Nous encourageons les candidats et
les candidates à nous faire part, dans une lettre de motivation ou un résumé,
des contributions uniques qu’ils ou elles, en tant qu’individus aux expériences
variées, pourraient apporter à notre entreprise. Veuillez indiquer dans votre
lettre de motivation que vous voulez être considéré ou considérée pour
l’égalité en matière d’emploi.

Le candidat idéal
sera éligible pour une subvention salariale avec Emploi Québec www.emploiquebec.net.

Pour poser votre
candidature, envoyez votre CV et une lettre de motivation avant le 22 juillet
2014 à 18 heures.

Par courrier
électronique : board.coopbookstore@gmail.com

Écrire « Poste de
coordinateur FA » dans le titre du message

Par courrier:

1455 de Maisonneuve
W.

Suite K-103

Montréal QC

H3G 1M8

Ou en personne :

2150 rue Bishop

Montréal QC